Навіть за обставин поширення смертельної недуги бізнес продовжує працювати, переходячи при цьому на віддалений режим роботи. Фізична присутність працівників в офісі при цьому не потрібна, а робочі задачі вони можуть виконувати вдома. Розповідаємо про кейси такого переходу від українських компаній.

З понеділка в Україні діє карантин у зв’язку з небезпекою поширення коронавірусу COVID-19. На такий режим роботи перейшли не тільки працівники креативних індустрій, а навіть продуктові мережі, наприклад, бек-офіс мережі магазинів “КОЛО” та “Фоззі Груп”.

Логістика в умовах карантину

Компанія Dеlfast займається виробництвом електробайків та доставками з інтернет-магазинів. Вона перейшла на віддалений режим ще у п’ятницю, 13 березня. 

Як розповідає один зі співзасновників компанії Данило Тонкопій, для компанії перехід на такий режим зайняв один день. Це стало можливим завдяки тому, що процеси в компанії налаштовані онлайн. Для спілкування в Delfast використовують Slack та електронну пошту, для робочих завдань — Teamwork, робочу документацію ведуть в гуглдоках. Для реклами в компанії використовують Facebook та Google Ad, а для продажів і спілкування з клієнтами — CRM HubSpot. IP-телефонія дозволяє не сидіти в офісі, щоб говорити з клієнтами голосом.

“Ми не залежимо від паперів, як, наприклад, державні підприємства, для яких перехід на віддалену роботу – це величезний стрес і розробка нових процесів. Фактично, ми й так часто працювали віддалено і все вже було налаштоване”, — пояснює Тонкопій.

Однак важливим напрямком компанії є кур’єрська доставка з інтернет-магазинів, яка не може перейти на віддалений режим роботи. Як повідомив інший співзасновник Delfast Сергій Денисенко, кур’єрський підрозділ продовжує роботу у звичайному режимі з використанням антисептиків та з урахуванням рекомендацій МОЗ.

Попередньо в компанії планують працювати у такому віддаленому режимі два тижні, але не виключають, що він може затягнутись на довше.

Змінюють правила і продуктові мережі. Перші та найпотужніші гравці сегменту “магазини біля дому” маркети “КОЛО“, які в умовах карантину вкотре відчувають переваги свого формату, відправили бек-офіс на дистанційну роботу.

“Наради проводимо завдяки skype-зв’язку, контролюємо виконання задач по е-mail, адже роботи зараз стало ще більше — забезпечити логістику для безперебійної роботи більше 100 маркетів. Для самих магазинів максимально посилили заходи санітарії”, — коментує маркетинг-директор “КОЛО” Андрій Дем’янов. 

Так, всім робітникам видали спеціалізовані маски та рукавички, встановили дозатори з антисептиками, вдвічі збільшили частоту обробки всіх поверхонь спеціальними засобами, 4 рази на день роблять вологе прибирання санітарно-гігієнічними засобами. А ще вітають безготівкову оплату, адже готівка зараз — ще один переносник можливого вірусу.

Як на віддалену роботу переходять на державному підприємстві

З 13 березня віддалено працюють і 43 працівники державного підприємства Прозорро.Продажі. Як розповіли журналісту “Рубрики” на підприємстві, готуватись до роботи з дому почали ще задовго до введення карантину.

Там підкреслюють, що онлайн-система аукціонів Прозорро.Продажі не потребує особистої присутності, тому більшість працівників мають змогу працювати віддалено. Крім того, з 10 березня після вихідних на підприємстві ввели тижневий карантин для колег, які побували за кордоном.

 

З понеділка, 16 березня для нарад онлайн на підприємстві використовують додаток Meet від Google, а також Slack для спілкування і вирішення робочих завдань.

“Усі зустрічі проводимо онлайн, усі питання оперативно вирішуються, всі працюють в штатному режимі, електронні аукціони теж працюють в штатному режимі. Поки усе без змін“, — запевняють у Прозорро.Продажі.

Попередньо карантин на підприємстві запровадили до 3 квітня, але уважно слідкують за рекомендаціями МОЗ і рішеннями уряду і продовжать в разі необхідності.

Корпоративна йога через інтернет

З 16 березня на віддалений режим роботи перейшли в офісі мобільного оператора Vodafone. Як запевняють у компанії, це не зайняло багато часу, адже працівники компанії і до карантину могли 6 днів на місяць працювати з дому.

“Ми давно практикуємо і добре вміємо користуватися засобами віддаленої роботи. Робочі місця знаходяться у хмарі на базі власного дата-центру. Захищений доступ забезпечений за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення. Зараз використовуємо Horizon для доступу користувачів до системи. Усі системи погодження, мережеві папки з документами, електронний документообіг — усе доступне з будь-якого пристрою в будь-якому місці”, — пояснюють у компанії.

Також в Vodafone вирішили тимчасово відмовитись від службових поїздок за кордон. З відряджень Україною залишили тільки пов’язані з обслуговуванням телеком-обладнання та елементів мережі.

З інструментів для онлайн-зустрічей в Vodafone використовують Skype або ZOOM, для обміну інформацією із зовнішніми контактами – гуглдиск, а для спілкування у компанії користуються месенджерами — Whatsapp, Telegram, месенджер у Facebook. Для проектної роботи у компанії використовують дошки Trello.

Зараз на віддалений режим перейшли 80% працівників компанії, крім ритейлу. Як запевняють у Vodafone, офіси також працюють.

“Кому потрібна робота з паперовими документами (не всі наші партнери ще перейшли на електронний документообіг) або можливість без дітей попрацювати в тиші, можуть приїхати в офіс автівкою і працювати“, — стверджують в компанії.

 

Ще однією з фішок корпоративної культури Vodafone є ранкова йога у понеділок, середу і п’ятницю. Однак карантин не став приводом відмовлятись від неї — у компанії вирішили йогу теж перевести в онлайн-режим. Для цього планують використати додаток ZOOM.

Триватиме карантин у Vodafone до 3 квітня, але в компанії не виключають, що він може продовжитись.

Як перевести бізнес на віддалену роботу: поради

Однак не всі бізнеси мають можливість швидко мобілізуватись і перевести всі процеси в онлайн режим. Власниця консалтингової агенції Manageable Наталія Заверуха розповіла, як в умовах карантину перелаштувати свій бізнес з найменшими втратами.

Перш за все, потрібно створити спільний календар для всіх, у якому мають бути зазначені всі зустрічі, які тривають понад 30 хвилин. Оскільки працівники працюють онлайн і немає можливості особисто підійти і запитати, вони мають бачити календарі один одного, щоб бути доступними онлайн у потрібний час.

По-друге, хоча б раз на два-три дні, а бажано кожного дня проводити онлайн-наради з керівниками відділів. Це важливо, щоб сихронізуватись, хто яким проектом займається, що змінилося з моменту останньої зустрічі.

По-третє, навчити всіх працівників користуватись софтом для онлайн-зустрічей. Це може бути Skype, ZOOM, якийсь інший додаток. “Це, звісно, стрес, але це треба розглядати і як можливість опанувати нові знання і навички”, — пояснює Наталія Заверуха.

По-четверте, створити спільний чат компанії й чати по напрямках. Перед цим важливо домовитись про правила спілкування в чаті, які питання виносяться в загальний чат, а які потрібно обговорювати особисто.

По-п’яте, потрібно організувати дистанційний доступ до ресурсів компанії — хмара, VPN для працівників компанії. Перед цим важливо встановити потрібне програмне забезпечення і проаналізувати ризики інформаційної безпеки, особливо якщо використовуєте безкоштовні сервіси. Лише після цього переносити на хмару інформацію і документи.