Наразі діючою залишається Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мін'юсту, Мінсоцзахисту та Мінпраці від 29.07.1993 р. № 58.

В її розділу 5 вказано, якщо трудова книжка (або вкладка до неї) стала непридатною (наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася) або загублена, то в першу чергу особа, яка загубила трудову книжку, зобов'язана негайно заявити про це роботодавцю за місцем останньої роботи. Роботодавець видає працівнику іншу трудову книжку або вкладку до неї з написом “Дублікат” у правому верхньому кутку першої сторінки не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення - в інші строки.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюють за загальними правилами (п. 5.2 Інструкції № 58).

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то під час заповнення дубліката трудової книжки в розділ "Відомості про роботу" у графу 3 спочатку вносять запис про загальний стаж роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджують документами.

Загальний стаж роботи записують сумарно, тобто вказують загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Якщо на момент звернення особи підприємство вже ліквідовано, в такому випадку довідки, що підтверджують загальний стаж, можуть бути видані правонаступниками таких підприємств.

Отримавши такі довідки, необхідно подати заяву про видачу дублікату трудової книжки за останнім місцем роботи і підтвердити свій попередній стаж роботи, а також зайняті посади цими ж довідками.

В ситуації, коли немає, куди звертатися, в зв'язку з ліквідацією підприємства, особа може звернутися по довідку до Трудового архіву, в якому зберігають всю документацію підприємства, яке ліквідоване.

Якщо документи в архіві не збереглися, тоді трудовий стаж можна встановити за рішенням суду.